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Business & Stratégie

Interview | Les enjeux de l'intégration du nouveau salarié

Lorsque l'on recrute un nouveau collaborateur, quels que soient son statut ou la nature de son contrat, son accueil est déterminant. Comment bien réussir son parcours d'intégration et ainsi éviter la rotation de personnel ? Éléments de réponse avec Anne-Marie Lefèvre, chargée du pôle hôtellerie-restauration au sein du cabinet de recrutement LeaderIA.

Quels sont les enjeux de l'intégration d'un nouveau collaborateur ?

Anne-Marie Lefèvre : On estime que 20 % des collaborateurs qui rejoignent une entreprise envisagent de la quitter dès les premiers jours en raison d'un accueil défectueux sur le plan humain. Par ailleurs, on sait que 65 % des entreprises n'ont pas de processus d'intégration dignes de ce nom. Si l'intégration ne se passe pas bien, ce sera une source importante de départs. En revanche, si elle est réussie, elle contribuera à réduire le turn-over. L'enjeu est donc d'apporter du confort dès les premiers jours d'un collaborateur, puisque l'arrivée dans un nouvel établissement est une adaptation totale.

Est-ce qu'il y a des étapes avant même son premier jour ?

Oui, dès la fin du processus de recrutement et jusqu'à la prise de poste, il est indispensable de garder le contact avec le futur collaborateur. Surtout si cette période dure plusieurs mois. On peut, par exemple, lui communiquer certaines informations à l'avance, voire lui permettre de rencontrer l'équipe pour qu'il puisse se projeter. Puis, il est important d'annoncer son arrivée à l'ensemble de l'équipe et de bien expliquer les objectifs de ce recrutement, en fonction du contexte, afin que tout le monde sache quelles seront ses tâches. C'est également intéressant pour les autres employés, car tout changement génère des inquiétudes, il faut donc les rassurer. Par ailleurs, je tiens à préciser que pendant le recrutement, il faut bien faire attention aux fausses promesses.

En effet, il vaut mieux être transparent, même s'il y a des difficultés ou des dysfonctionnements dans son entreprise, afin d'éviter les déconvenues.

Quelles sont les autres étapes incontournables d'un parcours d'intégration ?

Déjà, il est très important d'être présent physiquement le premier jour pour accueillir son nouveau collaborateur. On convient du jour et de l'heure de l'arrivée, puis il y a des actions qui peuvent sembler évidentes, mais qui ne sont pas faites automatiquement et peuvent pourtant faire la différence.

Concrètement, le nouvel employé doit savoir qu'il est attendu. Son dossier administratif doit être prêt à son arrivée, son équipement de travail complet doit être disponible également, afin qu'il soit en mesure de travailler convenablement. S'il y a une structure siège, il est opportun de proposer une visite, pour que la personne puisse mettre un visage sur les noms de ses futurs interlocuteurs. Souvent, tout se joue le premier jour et la première semaine.

Ensuite, les points d'étapes et les retours sont très importants. Écouter les ressentis de son nouvel employé, mais aussi lui donner un retour sur la manière dont il s'intègre et sur ses tâches, les points positifs comme négatifs. Pour cela on peut utiliser la méthode dite du sandwich, qui consiste à commencer et à terminer par le positif, en introduisant les éventuelles critiques au milieu. Ces points peuvent être rapides, mais c'est aussi bien de l'instituer de façon plus formelle, à mi-parcours de la période d'essai par exemple. L'échange est nécessaire, si le collaborateur ne comprend pas ce qu'il doit améliorer, il n'a aucune marge de manœuvre. C'est dans les deux sens, puisque le collaborateur peut aussi avoir des retours sur le fonctionnement de la structure. Puis, des actions peuvent être menées à l'issue de ces échanges. On peut aussi profiter de l'œil neuf du nouveau collaborateur pour faire un arrêt sur image et une analyse du fonctionnement afin d'apporter des améliorations, lorsque cela est possible. La remise en question est parfois constructive et nécessaire.

L'idée de nommer un référent peut-elle être une piste intéressante ?

Si possible oui, il peut être vraiment pertinent de désigner un parrain, pour que le collaborateur sache vers qui se tourner s'il a des interrogations. Ce référent doit bien connaître la maison, il pourra donner des informations, aider éventuellement pour certaines démarches administratives. Une autre solution : la rédaction d'un livret d'accueil. On le voit plus souvent dans de grandes organisations, mais il peut tout aussi bien être adopté par les petites structures. On y retrouvera les informations clés de l'établissement, l'histoire et les valeurs de la société ou encore des informations pratiques. Ce livret peut être digital et bref, il n'a pas besoin de faire 10 pages. Ce n'est évidemment pas obligatoire de tout formaliser par écrit, mais il peut se révéler être un outil qui facilite le travail de tout le monde.

En restauration, il y a également l'enjeu du temps, les gérants en ont peu et ont besoin d'employés directement opérationnels, comment faire ?

Oui, c'est tout l'enjeu. Mais il faut se dire que ce temps d'intégration va permettre de limiter la rotation de personnel, particulièrement importante dans l'hôtellerie-restauration. Nous avons, par exemple, travaillé avec une société qui affichait un turn-over de 150 %, donc ils passaient énormément de temps à recommencer des procédures de recrutement. Nous avons mis en place un programme d'intégration et d'accompagnement qui a permis de le réduire de 50 %. Par ailleurs, nous avons constaté qu'il a fidélisé des personnes qui ne se destinaient pas forcément à la restauration, mais qui dès les premiers jours ont compris qu'elles pourraient évoluer. Comme ce parcours d'intégration va limiter le nombre de recrutements, il fera finalement gagner du temps. 

« Le nouvel employé doit savoir qu'il est attendu. »

Anne-Marie Lefèvre, consultante associée au cabinet de recrutement LeaderIA, chargée du pôle hôtellerie-restauration

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